Оптимизация затрат - процесс или событие, знакомые практически всем организациям. Но так ли просто и очевидно это всем известное явление? К чему приводит на деле оптимизация затрат, и всегда ли руководство компанией учитывает риски, связанные с оптимизацией затрат?
Оптимизация затрат занимает довольно заметное место в жизни компаний. Говоря об оптимизации затрат обычно не обсуждается с какой целью производится эта работа. Подразумевается, что ответ на этот вопрос содержится в самом названии процесса. Представляется, что на самом деле ситуация с оптимизацией затрат не является столь очевидной, как это кажется на первый взгляд.
Довольно многие компании, где принято подготавливать документы, входящие в обойму инструментов, связанных с регулярным менеджментом, прописывают оптимизацию затрат как постоянный процесс совершенствования деятельности компании. При этом практически всегда молчаливо подразумевается, что оптимизация затрат тождественна минимизации затрат.
Но весьма сложно представить себе развивающийся бизнес, в котором затраты постоянно сокращаются. Поэтому оптимизация затрат, деликатно заменяющая собой процесс их минимизации, выглядит весьма сомнительно в качестве постоянного процесса. Да и на практике, в подавляющем большинстве компаний оптимизация затрат проходит точечно в виде отдельных дискретных мероприятий.
В целом в контексте регулярного менеджмента ответ на вопрос, с какой целью производится оптимизация затрат, выглядит довольно формальным: в соответствии со стратегией развития организации, которая в свою очередь исходит из миссии организации, выраженной, как правило, набором общих фраз.
Как это ни странно, рассмотренный вариант является едва ли не единственным, где хотя бы формально присутствует цель оптимизации затрат. Во всех остальных случаях проведение оптимизации затрат диктуется обычно не какими-либо сознательно и заблаговременно планируемыми целями, а причинами, побуждающими провести оптимизацию именно в данный конкретный момент. Эти причины могут быть как внутренними, так и внешними по отношению к организации.
Проведение оптимизации затрат диктуется обычно не какими-либо сознательно и заблаговременно планируемыми целями, а причинами, побуждающими провести оптимизацию именно в данный конкретный момент.
К числу наиболее типичных внутриорганизационных ситуаций, становящихся причиной намерения оптимизировать затраты можно отнести:
Слабый маркетинг и, как следствие, объём продаж, не соответствующий ожидаемому, а в результате - недополученный доход и невозможность произвести запланированные затраты
Слабая организация продаж, сопровождаемая недополученным доходом и невозможностью произвести запланированные затраты
Низкий уровень планирования, приводящий к незаложенным в бюджет дополнительным расходам в условиях фиксированного дохода и необходимости сокращать предварительно запланированные затраты
Слабое оперативное управление продуктовыми процессами, приводящее к росту операционных расходов и необходимости сокращать другие виды затрат
Низкий уровень бюджетирования, как в части бюджета доходов и расходов, так и в части бюджета движения денежных средств
Очевидно, что названные внутриорганизационные причины, влекущие необходимость оптимизации/минимизации затрат, являются следствием слабого менеджмента в различных сферах деятельности компании.
Исходя из этого можно, по-видимому, говорить, что оптимизация/минимизация затрат, проводимая вынужденно в результате давления внутриорганизационных причин, всегда является негативным процессом, так как практически никогда оптимизация затрат, проводимая в таких случаях, не устраняет причин, вызвавших необходимость оптимизации/минимизации затрат, и ведёт к новому витку ухудшения состояния бизнеса.
Оптимизация/минимизация затрат, проводимая вынужденно в результате давления внутриорганизационных причин, всегда является негативным процессом, так как практически никогда оптимизация затрат, проводимая в таких случаях, не устраняет причин, вызвавших необходимость оптимизации/минимизации затрат, и ведёт к новому витку ухудшения состояния бизнеса.
Внешние причины, влекущие за собой необходимость оптимизации затрат, относятся к нескольким группам, и могут проявляться различным способом, имея, по сути, общую природу. В числе их можно назвать:
Природные катаклизмы, которые, затрагивая непосредственно далеко не все сферы деятельности, через какое-то время сказываются на связанных областях
Глобальные геополитические сдвиги, оказывающие влияние на ключевые сектора экономики страны, и через них экономику в целом
Существенные политические трансформации, влияющие на экономическую политику государства
Изменения законодательства, регулирующего экономическую деятельность
Потрясения на валютных и финансовых рынках, доходящие опять-таки по цепочке до большинства компаний.
Роднит названные причины то, что для большинства компаний, не относящихся к тем, чья деятельность, в частности, и ведёт к появлению обстоятельств, становящихся причиной оптимизации/минимизации затрат остальными, обоснованное прогнозирование возможных глобальных трансформаций выходит за рамки их возможностей.
Следует отметить, что, строго говоря, для ведущих бизнесов национальных экономик рассматриваемые причины нельзя назвать чисто внешними, за исключением природных катаклизмов. Но для большинства компаний эти причины являются внешними, находясь за пределами их возможностей влиять на ситуацию.
В большинстве случаев именно названные внешние обстоятельства ведут к тому, что периодически оптимизация/минимизация затрат приобретает массовый характер и сама (оптимизация/минимизация затрат) становится на определённом этапе фактором, оказывающим собственное влияние на экономику в целом.
Но рассмотрение причин оптимизации/минимизации затрат не отменяет, как уже говорилось ранее, вопроса: что же является целью оптимизации/минимизации затрат, проводимой под влиянием внутриорганизационных и внешних причин?
Представляется, что в большинстве случаев фактической целью оптимизации/минимизации затрат, проводимой под влиянием внутриорганизационных причин, является сохранение неэффективной компании в сочетании с нежеланием менять что-либо в организации деятельности. Хотя, конечно, эта цель никогда не артикулируется в явной форме, замещаясь фразами типа «надо как-то выживать».
Фактической целью оптимизации/минимизации затрат, проводимой под влиянием внутриорганизационных причин, является сохранение неэффективной компании в сочетании с нежеланием менять что-либо в организации деятельности.
Оговоримся, что проблемы, связанные с маркетингом, планированием и бюджетированием могут, в свою очередь, быть следствием влияния внешних причин. Но в данном случае в целях нашего анализа в качестве внутриорганизационных причин рассматриваются те, которые возникают именно как результат деятельности самой организации без влияния внешних обстоятельств.
Несколько парадоксально, и, по-своему, забавно то, что проблемы с маркетингом, планированием, постановкой системы продаж и бюджетированием в компаниях зачастую связаны с тем, что в ходе предшествующего этапа оптимизации/минимизации затрат на эти виды деятельности не были выделены средства в количестве необходимом для их эффективной реализации.
Очередная оптимизация/минимизация затрат, вызываемая слабостью маркетинга, планирования, системы продаж и бюджетирования не приводит к улучшению деятельности этих направлений и не позволяет, соответственно, устранить причины падения доходов и рассчитывать на рост доходов в перспективе.
Следует также отметить, что проводимая в описываемом контексте оптимизация/минимизация затрат редко имеет характер экономического инструмента, ориентируясь преимущественно на весьма субъективные критерии того, какие именно затраты можно оптимизировать/минимизировать.
Оптимизация/минимизация затрат редко имеет характер экономического инструмента, ориентируясь преимущественно на весьма субъективные критерии того, какие именно затраты можно оптимизировать/минимизировать.
Что касается оптимизации/минимизации затрат, проводимой под влиянием внешних обстоятельств, то она затрагивает компании самого различного уровня успешности, находящиеся на разных стадиях организационного развития.
Целью такой оптимизации/минимизации затрат чаще всего является оптимизация/минимизация затрат на период, в течение которого будет проведен анализ изменившихся внешних обстоятельств и принято решение о развитии компании в новых условиях. То, как именно проводится такая оптимизация/минимизация затрат, зависит в основном от общего уровня менеджмента, существующего в конкретной компании.
И, наконец, организационные изменения, заявленные в названии наших размышлений. Как же связана оптимизация/минимизация затрат с организационными изменениями?
Не так часто приходится наблюдать ситуации, когда в организации планируются и сознательно проводятся изменения организационной структуры, бизнес-процессов, функционала сотрудников, не связанные с задачей минимизировать затраты на персонал.
Как правило, сначала встаёт задача оптимизировать/минимизировать затраты. Все думают, как это можно сделать, и выясняется, что
Затраты на оборудование в этом процессе практически не участвуют. Оборудование уже закуплено, а закупка нового оборудования в компаниях, где остро стоит задача оптимизации затрат, обычно не планируется в принципе
Материалы довольно часто можно заменить более дешёвыми. Но для этого нужно приложить определённые усилия, выходящие за рамки административных действий руководства организации - привлечь к работе маркетологов, закупщиков, технологов, принимать производственные решения – жжжуть, одним словом, а действовать надо быстро
Все действия с персоналом можно легко произвести с помощью простых приказов, подписанных генеральным директором.
Наверное, не в последнюю очередь, мнимая лёгкость действий с персоналом ведёт к тому, что именно персонал становится основным объектом для приложения усилий в деле оптимизации/минимизации затрат.
Справедливости ради следует отметить, что обычно сокращают затраты на группы сотрудников, не связанных напрямую с доходными процессами. Но при этом упускается из виду то обстоятельство, что действия, производимые с этими группами сотрудников, не могут устранить тех проблем, следствием которых как раз и является ситуация, вызывающая потребность в оптимизации/минимизации затрат.
В итоге потребность в оптимизации/минимизации затрат воспроизводится в каждом последующем бизнес-цикле компании, а групп сотрудников, которые можно сократить, сохраняя компанию, остаётся всё меньше и меньше. Параллельно ликвидируются или сливаются с другими некоторые структурные подразделения, в которых остаётся 2-3 человека, перераспределяется функционал, трансформируются взаимодействия между сотрудниками.
И заметьте, все эти организационные изменения проходят под видом оптимизации/минимизации затрат, а отнюдь не фактического изменения организации деятельности компании. Как правило, в результате такой оптимизации/минимизации затрат, а де-факто сотрудников, деятельность компании в целом становится всё менее и менее эффективной, что закономерно влечёт всё большую потребность в очередном витке оптимизации/минимизации затрат.
Оптимизация/минимизация затрат на различные виды деятельности, проходящая по различным статьям бюджета, практически никогда не оставляет неизменной саму деятельность. Чаще всего какие-то процессы упрощаются, какие-то процедуры исключаются, какие-то функции объединяются. Собственно, все эти действия уже означают сами по себе организационные изменения. И, строго говоря, в случае таких действий, являющихся следствием оптимизации/минимизации затрат, происходят самые настоящие организационные преобразования.
Следует отметить, что вхождение организации в стадию оптимизации/минимизации затрат, как правило, влечёт и изменение задач, стоящих перед сотрудниками. И этот момент весьма существенно влияет на функционал многих должностей, что также, по сути, является организационным изменением на уровне должностных единиц, которые, в свою очередь, являются частью бизнес-процессов, и, соответственно, не может через какое-то время не сказаться на организации деятельности в целом.
Почти никогда на практике, проводя оптимизацию/минимизацию затрат, организации не делают хотя бы сценарных проработок самого общего уровня, чтобы определить каковы будут организационные изменения, и как эти изменения, порождённые оптимизацией/минимизацией затрат, скажутся на деятельности организации с оптимизированными/минимизированными затратами. Справедливости ради, заметим, что разработка таких сценариев весьма квалифицированная и дорогостоящая работа, что и является, возможно, причиной того, что компании редко используют эти инструменты.
Представляется, что фактически оптимизация/минимизация затрат, рассматриваемая как самоцель, является одной из самых опасных ловушек менеджмента. Забывается, что финансовые затраты всегда выступают выражением реальных процессов, даже если процессы эти имеют нематериальный характер. А оптимизация процессов имеет собственную логику и происходит в ином формате, чем оптимизация/минимизация затрат.
Фактически оптимизация/минимизация затрат, рассматриваемая как самоцель, является одной из самых опасных ловушек менеджмента. Забывается, что финансовые затраты всегда выступают выражением реальных процессов, даже если процессы эти имеют нематериальный характер. А оптимизация процессов имеет собственную логику и происходит в ином формате, чем оптимизация/минимизация затрат.
И, что по-своему забавно, в случае недостижения финансовых результатов, ожидавшихся от оптимизации/минимизации затрат, руководство компаний и владельцы бизнеса чаще всего говорят, что начинать оптимизацию/минимизацию затрат надо было раньше и сокращать затраты решительнее. Не могут же на самом деле какие-то организационные изменения, не имеющие никакого материального воплощения, как-то влиять на судьбу бизнеса?
_______________________
Нина Мышинская