Без внутренних или внешних организационных коммуникаций не обходится практически ни один вид деятельности. Парадоксально, что в этой ситуации состояние организационных коммуникаций редко называется в качестве внутренних проблем деятельности компаний. О коммуникациях иногда вскользь упоминают, формулируя те или иные проблемы или задачи развития бизнеса, а чаще не вспоминают и вовсе.
На практике организационные коммуникации почти всегда являются, если не единственной причиной, то важнейшей составляющей большинства проблем в деятельности компаний.
Выделяя наиболее типичные неблагоприятные ситуации, вызванные неудовлетворительным состоянием организационных коммуникаций, можно отметить следующие:
Информация, которой владеют сотрудники компании, не доходит до владельцев бизнеса вообще или претерпевает по пути существенные трансформации в каждом из пунктов интерпретации
Владельцы бизнеса вынуждены принимать решения, не имея в своём распоряжении информации, которая в это время есть в их организации
Информация, которой владеют сотрудники одного подразделения, поступает во взаимодействующие подразделения либо не в полном виде, либо несвоевременно
Снижается качество работы всех подразделений и компании в целом
Ухудшаются производственные отношения между подразделениями и сотрудниками
Руководство компанией не ставит сотрудникам, взаимодействующим с клиентами и поставщиками, чёткие задачи, какая информация необходима руководству компании и владельцам бизнеса
Возможность получения информации необходимой для принятия управленческих решений утрачивается безвозвратно
Сотрудники подразделений компании не имеют полной информации об алгоритмах работы взаимодействующих подразделений в той части, которая касается процессов их взаимодействия
Снижается качество работы, падает производительность труда сотрудников, нерационально используется рабочее время, возникают конфликты между сотрудниками подразделений
В компании собираются и хранятся огромные объёмы информации, которую никто не использует
Финансовые затраты на сбор и хранение информации, а также оплату труда сотрудников, занятых в этих процессах, потрачены впустую
Сотрудники подразделений, взаимодействующих с клиентами компании, не располагают необходимой клиентам информацией о продукте, в то время как эта информация есть в других подразделениях компании
Ухудшается качество обслуживания клиентов, что может привести к их оттоку и падению продаж
Имеющаяся в компании информация собирается и хранится в формате «удобном» для корпоративных информационных систем, используемых компанией, но не соответствующем структуре запросов сотрудников
Удлиняется время и затраты труда сотрудников на получение информации, утрачивается возможность оперативного использования имеющейся информации
Сайт компании и интранет не включены должны образом в общую систему коммуникаций компании
Непроизводственные финансовые расходы и затраты труда сотрудников, дублирование информации, организационная неразбериха, неполное использование возможностей сайта и интранета как элемента коммуникаций
И это только наиболее общие типичные проблемы деятельности компаний, связанные с неудовлетворительным состоянием организационных коммуникаций, в результате которых владельцы бизнеса и топ-менеджеры вынуждены принимать управленческие решения, полагаясь в отсутствии информации на собственную интуицию и общие представления о состоянии и тенденциях развития рынков, на которых работает их бизнес.
Но и неудовлетворительное состояние организационных коммуникаций имеют в свою очередь причину, которая может быть сформулирована, как отсутствие общей организационной цели, в соответствии с которой формируются и осуществляются организационные коммуникации, теряющие в таком контексте свою системность и осмысленность.
Внутренние и внешние коммуникации компании, организованные в виде системы для решения конкретных задач текущей деятельности компании и развития бизнеса, позволяют
Владельцам бизнеса и топ-менеджерам компании принимать стратегические и тактические управленческие решения на основе максимально возможно доступной релевантной и своевременной информации
Своевременно выявлять точки ускоренного роста, выявлять его причины и использовать представляющиеся возможности для развития бизнеса
Своевременно обнаруживать появление негативных тенденций в деятельности компании и оперативно реагировать на них
Оптимизировать взаимодействие подразделений компании и снизить финансовые потери от непроизводительных затрат времени сотрудников
Оптимизировать структуру затрат на сбор, хранение и обмен информацией внутри компании
ОРБИС-Консалт предлагает консалтинговые услуги по повышению эффективности организационных коммуникаций на основе разработки системы и алгоритмов внутренних и внешних коммуникаций, включая
Определение цели и задач формирования системы внутренних и внешних коммуникаций компании, включая сайт компании и интранет
Выбор критериев для определения эффективности системы организационных коммуникаций
Конфигурацию системы коммуникаций, включая место и способ возникновения передаваемой информации, направления, способ и периодичность коммуникаций
Определение зон (подразделение/должность) ответственности в местах возникновения, передачи и использования информации
Предложения по выбору оптимальных зон (подразделение/должность) определения структуры, объема и периодичности сбора и предоставления информации
Предложения по выбору оптимальных зон (подразделение/должность) сбора и обработки информации
Определение зон (подразделение/должность) возможной интерпретации содержания информации
Организационные регламенты необходимые для внедрения системы организационных коммуникаций
Наши Бизнес-Молекулы про организационные коммуникации
Лексика коммуникаций: руководители – подчинённые
Довольно редко руководитель, разговаривая с подчинённым, использует те же слова и интонации, что при обсуждении этой же ситуации с менеджерами своего уровня.
Практически никогда подчинённый, разговаривая с руководителем, не произносит те слова, которые он только что произносил или произнесёт, обсуждая эту ситуацию с сотрудниками своего уровня.
Встретившись с приятелями, руководитель и сотрудник расскажут уже третью историю всё о той же ситуации, используя опять другую лексику и интонации.
Если руководитель или сотрудник склонны обсуждать свои производственные дела в домашнем кругу, то всё та же ситуация примет ещё одно обличье и будет изложена с применением ещё одной лексики.
Утром, направляясь на работу, руководитель и подчинённый с высокой степенью вероятности будут сочинять тексты, которые они произнесут друг другу.
И именно эта сочинённость в значительной мере отличает производственную лексику.
И каждый, желающий преуспеть в роли наёмного работника любого уровня, должен освоить искусственный язык производственных коммуникаций.
Производственные совещания
Периодичность производственных совещаний должна определяться ритмом производства.
Совещания могут предшествовать достижению ключевых точек производственного процесса.
Совещания могут проводиться по результатам завершения сущностно значимых этапов производственного процесса.
Совещания могут проводиться в случае форс-мажорных обстоятельств, возникших в ходе производственного процесса.
Существует весьма незначительное количество производственных процессов, в которых названные моменты всегда совпадали бы с понедельником или иным фиксированным днём недели.